董事会秘书任命的常规依据梳理
董事会秘书作为上市公司的高级管理人员，在公司治理体系中占据着举足轻重的地位。其不仅是公司与证券交易所之间的指定联络人 ，对外负责公司信息披露、投资者关系管理；对内还肩负着股权事务管理、公司治理、股权投资、筹备董事会和股东大会，保障公司规范化运作等关键职责，是公司决策层、执行层人员所不可替代的。因此，明确其任命依据对于公司的合规运营和稳定发展至关重要。
在正常情况下，公司章程是公司运营的根本准则，如同公司的 “宪法”，其中会对董事会秘书的任命相关事宜作出详细规定。比如规定董事会秘书的任职资格，包括所需具备的专业知识，如财务、管理、法律等方面的知识，以及工作经验、良好的个人品质和职业道德等要求；明确任命的流程，通常是由董事长提名，董事会审议通过。同时，议事规则作为对公司日常运营中各项事务决策流程的细化规范，也会涉及董事会秘书任命的具体操作流程和细节，像提名的提出方式、审议的程序、表决的要求等。
当章程与议事规则 “缺席”
然而，现实中可能会出现一些特殊情况，就像你所提到的，公司章程里原本有关于董事会秘书任命的规定，现在却没有了，而且议事规则里也未涉及。这就好比一艘在大海中航行的船，突然失去了导航仪和指南针 ，公司在董事会秘书任命这一关键事项上陷入了迷茫和无章可循的困境。
这种情况可能会给公司带来一系列的混乱和不确定性。从内部管理角度来看，没有明确的任命依据，各部门对于提名、审议等流程无法达成共识，容易出现互相推诿责任的现象，导致任命工作拖延，董事会秘书长期缺位。董事会秘书的缺位又会使得董事会会议的筹备、文件保管等工作缺乏专人负责，影响董事会的正常运作，进而阻碍公司决策的高效执行。例如，在需要召开董事会临时会议时，由于没有董事会秘书负责通知和协调相关事宜，可能导致会议无法及时召开，错过最佳决策时机。
从外部监管和市场信任角度而言，监管机构对于上市公司的规范运作有着严格要求，其中包括董事会秘书的规范任命。如果公司无法依据有效的规定完成董事会秘书的任命，可能会面临监管机构的质疑和处罚，就像北京科锐配电自动化股份有限公司，在 2021 年 10 月 30 日宣布董事长代行董事会秘书职责后，直至 2024 年 7 月 18 日才正式完成聘任工作，因长期未能按规定及时任命董事会秘书，遭到深圳证券交易所的监管函警告，这不仅损害了公司的声誉，还可能影响投资者对公司的信心，导致股价波动等不良后果。
探寻其他可行依据
法律法规层面
在这种情况下，首先应回归到法律法规层面寻找依据。《中华人民共和国公司法》作为规范公司组织和行为的基本法律，对董事会秘书的任命虽未作详尽细致的规定，但明确指出公司的高级管理人员需符合一定条件 。董事会秘书作为公司高级管理人员，需遵循相关的任职资格要求，例如无《公司法》第一百四十六条规定的不得担任公司董事、监事、高级管理人员的情形，包括无民事行为能力或者限制民事行为能力；因贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产或者破坏社会主义市场经济秩序，被判处刑罚，执行期满未逾五年，或者因犯罪被剥夺政治权利，执行期满未逾五年等。
不同板块的上市公司，像主板、创业板、科创板以及北交所上市公司，还需遵循各自板块证券交易所发布的股票上市规则中对董事会秘书任命的相关规定。例如《深圳证券交易所股票上市规则》规定，上市公司应当设立董事会秘书，作为公司与本所之间的指定联络人。董事会秘书应当由上市公司董事、副总经理、财务负责人或者公司章程规定的其他高级管理人员担任。这就从法律层面明确了可担任董事会秘书的人员范围，即便公司章程和议事规则未提及，公司在任命董事会秘书时也不能违背这一规定。
行业惯例与参考案例
参考同行业其他公司的做法也是解决问题的有效途径。在同行业中，当遇到类似章程和议事规则未明确董事会秘书任命的情况时，许多公司会依据行业通行的惯例来处理。比如在金融行业，多数公司会参考行业协会发布的指引性文件，这些文件虽不具有法律强制力，但在行业内具有广泛的认可度和影响力。以银行业为例，中国银行业协会发布的相关自律文件中，对银行类上市公司董事会秘书的任职资格、任命流程等提出了建议性的规范，不少银行在章程和议事规则未作明确规定时，会按照这些规范来任命董事会秘书。
再看具体的案例，A 公司是一家制造业上市公司，在章程和议事规则中不慎遗漏了董事会秘书任命的相关条款。该公司参考了同行业多家公司的做法，结合自身实际情况，由董事长提名一位具有丰富证券事务经验和良好职业操守的人员作为董事会秘书候选人，然后召开董事会进行审议。在审议过程中，董事会重点审查了候选人的专业能力、工作经历以及是否符合法律法规规定的任职资格等方面，最终通过了该候选人的任命。这一做法不仅使得公司顺利完成了董事会秘书的任命工作，确保了公司信息披露等工作的正常开展，而且得到了监管机构的认可，也未引发股东的质疑。
公司内部决策机制的运用
公司还可以充分运用内部决策机制来解决董事会秘书任命问题。召开临时董事会是一种常见且有效的方式，当发现章程和议事规则缺失相关规定时，董事会可以根据公司章程中关于临时会议召开的条件，由董事长提议或一定比例的董事联合提议召开临时董事会。在临时董事会上，专门针对董事会秘书的任命进行讨论和决策。
决策流程一般如下：首先由董事长或相关提议董事提出董事会秘书任命的议案，议案中需详细说明候选人的基本情况，包括个人简历、工作经验、专业技能、任职资格等；接着各位董事对议案进行审议，充分发表自己的意见，就候选人是否合适、任命流程是否合理等方面展开讨论；然后进行表决，根据公司章程规定的表决方式和通过比例进行投票表决。若表决通过，即可正式任命董事会秘书，并将任命结果及时公告。例如 B 公司在遇到章程和议事规则未规定董事会秘书任命的情况时，通过召开临时董事会，经过充分讨论和表决，顺利完成了董事会秘书的任命，使得公司各项工作得以有序推进。
召开股东大会对董事会秘书任命问题进行决策也是可行的。股东大会作为公司的最高权力机构，对公司的重大事项具有最终决策权。在董事会秘书任命这一关键事项上，若董事会无法依据现有规定做出决策，可将该问题提交股东大会审议。股东大会的决策流程相对更为严谨，需提前通知股东会议召开的时间、地点、审议事项等信息，确保股东有充分的时间了解相关情况并准备意见。在会议上，由董事会向股东说明董事会秘书任命的现状、面临的问题以及推荐的候选人情况，股东们进行审议和表决。若股东大会通过相关决议，公司即可按照决议内容完成董事会秘书的任命工作。
解决问题的具体建议与流程
明确决策主体与流程
在当前公司章程和议事规则未明确董事会秘书任命依据的情况下，决策主体和流程的确定显得尤为关键。从通常的公司治理逻辑和实践经验来看，董事会作为公司的重要决策机构，对公司高级管理人员的任命负有重要责任，董事会秘书作为高级管理人员，董事会理应在其任命过程中发挥主导作用。因此，由董事会来做出董事会秘书任命的决策是较为合理的选择。但对于一些重大事项，股东大会作为公司的最高权力机构，拥有最终决策权。若公司股东对董事会秘书任命的决策存在较大争议，或者公司认为该任命事项对公司发展具有重大影响，也可将该事项提交股东大会进行审议决策。
以董事会决策为例，其决策步骤如下：首先，董事长或相关董事依据对公司运营和发展需求的判断，结合法律法规对董事会秘书任职资格的要求，提名合适的董事会秘书候选人。提名时需充分考量候选人的专业能力，如是否熟悉证券法律法规、具备良好的信息披露能力和沟通协调能力等，以及工作经验，例如是否有在上市公司或相关领域从事证券事务工作的经历等。接着，董事会秘书候选人的提名需在董事会会议上进行审议。在审议过程中，董事们会对候选人的简历、专业技能、工作经验、任职资格等进行全面审查。他们可能会询问候选人关于信息披露流程的理解、如何处理投资者关系等问题，以评估候选人是否具备胜任董事会秘书工作的能力。然后，董事会进行表决，根据公司章程规定的表决方式和通过比例进行投票。若公司章程未明确规定，一般按照一人一票的原则，过半数董事同意即可通过任命决议。在整个过程中，需准备的文件包括候选人的详细简历、提名议案、董事会会议通知、会议记录、表决结果等，这些文件是决策过程的重要记录，也是确保决策合法合规的依据。
后续制度完善措施
在完成董事会秘书任命后，及时对公司章程和议事规则进行修订是至关重要的后续工作。这不仅是为了使公司制度与实际操作相匹配，更是为了避免未来再次出现类似的无章可循的情况。对公司章程的修订需严格按照相关法律规定和公司内部的决策程序进行。首先，由董事会提出公司章程修订的议案，议案中应详细说明修订的原因，即由于原章程未明确董事会秘书任命相关条款，导致任命工作存在不确定性，为规范公司治理，需对章程进行修订；具体的修订内容，如明确董事会秘书的任职资格、任命流程、职责范围、任期等。然后，将该议案提交股东大会审议。股东大会在审议时，股东们会对修订议案进行充分讨论，可能会从公司治理的完善、对公司发展的影响等角度提出意见和建议。只有在股东大会通过该修订议案后，公司章程的修订才正式生效。
议事规则的修订同样需要严谨的程序。由董事会相关部门或人员负责起草议事规则的修订稿，在修订稿中明确董事会秘书任命的具体操作流程，比如提名的方式、时间节点，审议的程序，包括是否需要进行多轮讨论、是否需要专业人士提供意见等，表决的具体要求，如是否需要特别多数通过等。修订稿完成后，提交董事会审议通过。通过修订公司章程和议事规则，补充董事会秘书任命的相关条款，能够为公司的长期稳定发展提供坚实的制度保障，确保公司在董事会秘书任命及其他重要事项上始终有章可循，实现规范化、科学化的治理。